Quando se deseja obter sucesso na gestão do tempo, é necessário saber como priorizar tarefas de uma maneira realmente eficaz. Contudo, é importante ressaltar que isso deve ser feito sem que a qualidade seja deixada de lado, não é verdade?

O que muitas pessoas não sabem é que a priorização de tarefas pode ser aprimorada por meio de alguns métodos que conseguem fazer uma enorme diferença nesse sentido.

Na prática, para o trabalho de uma equipe render mais, muitos gestores acabam recorrendo a práticas ineficazes de priorização de tarefas, o que termina prejudicando completamente o andamento dos processos. Por outro lado, se os métodos eficientes forem utilizados corretamente, com certeza o ambiente de trabalho se tornará mais produtivo.

E se você não for um profissional organizado, saiba que é necessário tentar mudar esse cenário. Afinal de contas, por mais que você implemente boas práticas que melhorem a gestão de tempo, a falta de organização pode colocar tudo a perder.

Sabendo disso, caso você esteja buscando métodos eficientes de como priorizar tarefas, saiba que esse é o conteúdo certo.

Boa leitura!

Por que saber como priorizar tarefas é tão importante?

Em uma rotina recheada de tarefas, a organização pode ser considerada um fator que contribui, e muito, para o sucesso. Com isso, talvez você esteja se perguntando como aplicar isso no dia a dia, onde é necessário fazer inúmeras coisas em simultâneo.

Muitas pessoas afirmam que priorizar tarefas é algo simples na teoria, mas difícil totalmente de praticar. Enquanto muitos profissionais recorrem a técnicas eficazes para conseguir fazer isso com segurança e agilidade, outras pessoas preferem aderir a práticas antigas e completamente ineficientes.

Outra questão importante consiste, em boa parte dos casos, na pressão existente em muitas situações. E essa pressão por bons resultados pode acabar atrapalhando o andamento de uma tarefa quando não há um preparo adequado.

Embora pareça ser algo extremamente difícil de ser colocado em prática, é importante ter em mente que priorizar tarefas é um método que contribui para o sucesso dessas atividades, seja ela simples ou complexa. Portanto, essa prática precisa ser levada a sério pelos profissionais cansados de não cumprir prazos ou até mesmo por aqueles que não conseguem entregar um bom resultado por falta de tempo e organização.

Como essa prática interfere diretamente na produtividade de uma equipe, os ganhos acabam sendo gigantescos. Os processos se tornam mais organizados, os prazos são cumpridos com mais segurança e os resultados são melhores para todo mundo.

No ambiente interno de uma empresa, a priorização de tarefas ajuda a oferecer autonomia e clareza para que os colaboradores consigam se direcionar e dar prosseguimento a essas tarefas. Além disso, saber exatamente como lidar com situações atípicas é outra vantagem importante.

Por mais que a priorização de tarefas seja bastante comum em agências de marketing, esse método pode, e deve, ser implementado em empresas de outros segmentos.

Mas, afinal, como priorizar tarefas?

Agora que você já sabe que entender como priorizar tarefas é algo extremamente importante, chegou o momento de descobrir os principais passos para colocar isso em prática.

Veja só:

#01. Comece listando as tarefas que precisam ser realizadas

O primeiro passo consiste em listar as tarefas que serão realizadas. Nesse primeiro momento, não é necessário se preocupar com a ordem.

E para simplificar a execução dessas tarefas, não deixe de descrevê-las de forma clara. Portanto, o objetivo, recursos necessários para execução, área relacionada, tempo demandado de execução e outros dados do tipo precisam estar presentes, o que vai fazer uma enorme diferença posteriormente.

#02. Faça a identificação das tarefas que são mais urgentes e importantes

Se uma determinada tarefa precisa de atenção imediata, ela deve ser colocada em evidência para, consequentemente, ser priorizada. Em muitos casos, essas são justamente as tarefas que trazem uma série de consequências caso não sejam concluídas em um futuro próximo.

As consequências não podem ser ignoradas. O vencimento do prazo de uma tarefa importante pode desencadear problemas permanentes ou irreversíveis para você ou sua empresa.

Para evitar situações do tipo, a definição dos critérios de prioridade consegue ajudar bastante nesse sentido. Por exemplo, as tarefas mandatórias (que definem o rumo das tarefas seguintes), normalmente são priorizadas. Além dela, há outras tarefas que precisam ser organizadas de acordo com o seu grau de importância, como as que possuem uma maior relevância financeira, complexidade, urgência e por aí vai.

#03. Organize visualmente as tarefas

Concluindo os passos anteriores, é necessário organizar visualmente as tarefas para elas serem percebidas corretamente por você ou sua equipe.

Desta maneira, a organização visual com cores e fluxos de trabalho torna-se uma etapa fundamental. Caso contrário, o modelo pode ficar confuso para todo mundo, o que vai terminar prejudicando o andamento dos processos.

#04. Delegue as tarefas

Se há uma equipe trabalhando com você, o próximo passo consiste em destinar as tarefas aos responsáveis.

Lembre-se que quanto mais cedo você fizer isso, mais tempo essas pessoas terão para executar essas tarefas. Ou seja, coloque sempre um prazo coerente com a complexidade exigida. Se o prazo estabelecido é muito curto, é bem provável que o resultado não saia como o esperado.

#05. Utilize a tecnologia ao seu favor

Caso você não utilize nenhum sistema que auxilie na organização das tarefas, saiba que um facilitador importante está sendo deixado de lado.

Nos dias atuais, há uma série de ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado que servem para simplificar a organização de tarefas, contribuindo para melhorar a gestão de tempo. Das inúmeras opções disponíveis, muitas são gratuitas e totalmente intuitivas.

Em uma empresa, a comunicação interna também tende a melhorar bastante quando uma ferramenta tecnológica passa a fazer parte dos processos de trabalho. E é exatamente por estarem inseridos em um mercado cada vez mais competitivo e tecnológico, os profissionais precisam ficar atentos aos instrumentos de apoio que surgem a todo momento.

E aí, preparado para colocar nossas dicas em prática? Se você gostou desse conteúdo e deseja aprender mais sobre outros assuntos relevantes, basta dar um clique aqui para acessar o nosso blog.

Até breve!