Ao ler o termo “gestão de rotinas administrativas” o que vem a sua mente? Para a maioria das pessoas a primeira lembrança é de atividades maçantes e operacionais.
Embora muitas vezes estas atividades possam ser repetitivas e enfadonhas, saiba que elas são indispensáveis para o bom gerenciamento de um negócio.
Por mais inovador que seja seu negócio, se não houver rotinas administrativas muito bem definidas, ele pode correr sérios riscos!
Em um país onde quase 6 em cada 10 empresas criadas fecha em menos de 5 anos é absolutamente necessário se estruturar os processos administrativos para que sua empresa tenha o devido sucesso.
Afinal, são elas que garantem a sobrevivência e manutenção das demais atividades e dão o suporte necessário para que as atividades fim de sua empresa sejam exercidas adequadamente.
Mas muitos gestores não percebem que tais rotinas podem servir de ferramenta para auxiliar as demais atividades da empresa a exercer seu máximo potencial.
Pensando nisso, elaboramos um conteúdo para ajudar a você a entender as rotinas administrativas e extrair o maior potencial delas para alavancar seu negócio!
Faz sentido para você? Então boa leitura!
Leia também: Saiba como melhorar a gestão tributária através da organização
O que são rotinas administrativas?
Mas antes de tudo, vamos definir o que são as tão faladas rotinas administrativas. São todas as atividades de apoio que ajudam o negócio a exercer suas atividades fim.
São as tradicionais atividades de “bastidores”, que muitas vezes não notamos mas são indispensáveis para que todos os outros processos da empresa aconteçam.
Afinal, por mais surpreendente que seu produto seja, como sua empresa terá sucesso sem o envio de boletos para seus clientes ou a administração da folha de pagamento de seus funcionários?
Portanto, tais atividades são necessárias para se ter uma gestão organizada e padronizada das atividades da empresa.
Elas são geralmente divididas por área, tais como Administrativa, Financeira e Recursos humanos. Porém, áreas como marketing e vendas possuem também suas próprias rotinas administrativas.
A fim de se obter a maior organização em sua gestão, as empresas costumam utilizar uma ferramenta chamada mapeamento de processos, onde todas as rotinas são descritas e organizadas por meio de documentos.
Dentre tais atividades podemos ter:
- Emissão de boletos;
- Emissão de notas fiscais;
- Gestão de salários comissões de funcionários;
- Organização de documentos;
- Acompanhamento de fluxo de caixa;
- Cadastro de dados;
- Recrutamento e seleção de funcionários;
- Administrar entrada e saída de insumos;
- Deveres jurídico-contábeis;
Estes são apenas alguns exemplos de rotinas administrativas comuns à grande maioria das empresas, que podem variar de acordo com o segmento e área de atuação da empresa.
Por que as rotinas administrativas são importantes?
Para que uma empresa tenha sucesso, seus processos administrativos devem estar muito bem estruturados.
Pois esses processos são a base que permitirá que a empresa possa desenvolver seu foco em sua atividade primária.
Grande parte das empresas tem um baixo tempo de sobrevivência devido aos seus problemas de gestão de rotinas.
Por isso tenha o máximo cuidado no gerenciamento das rotinas administrativas de sua empresa.
Como potencializar suas atividades administrativas?
- Invista em um mapeamento de processos:
Para iniciar você deve mapear todos os processos e rotinas de sua empresa.
Uma dica é utilizar o sistema SIPOC para organizar entradas e saídas, após isto desenvolva um fluxograma descrevendo a ordem dos processos e facilitando sua documentação.
Peça ajuda a seus colaboradores, pois eles possuem uma visão interna das respectivas atividades.
Assim você poderá facilmente padronizar suas atividades e identificar gargalos de seus processos.
- Capacite e acompanhe seus colaboradores
De nada adianta processos padronizados e otimizados se não há a devida capacitação de seus colaboradores.
Muitas empresas até possuem um mapeamento de processos estruturado, porém seus colaboradores não seguem ou tem o acompanhamento das rotinas estabelecidas.
Treine seus colaboradores acerca das rotinas pré estabelecidas, pois não se pode cobrar de seus colaboradores se não lhes foi dado o treinamento correto, certo?
E por fim, elabore uma rotina de acompanhamento de rotina, pois assim poderão ser observados os potenciais gargalos do processo.
- Utilize da Tecnologia
Você notou a grande quantidade de processos e atividades nas rotinas administrativas.
Tantas atividades podem gerar uma alta carga operacional para a sua equipe e afastar seu foco da atividade fim da empresa.
Por isso é tão importante a utilização de ferramentas tecnológicas, elas permitem a eliminação de processos onerosos e o aumento da velocidade na execução de tarefas tradicionalmente onerosas.
Uma dica é a utilização de um software especializado em gestão de rotinas administrativas para o seu negócio.
Com um software especializado, você pode planejar e acompanhar todas as etapas da sua gestão de rotinas administrativas evitando dor de cabeça e imprevistos.
O software especializado permitirá organizar suas rotinas administrativas, planejando para que em cada operação seja registrada e facilmente gerida, permitindo que os gestores possam se ocupar em suas atividades fins no âmbito estratégico.
Nós da agência PAM atuamos desde 2016 no mercado, revolucionando a gestão de inúmeros empreendedores, onde alcançamos clientes em todos os estados do Brasil, simplificando a gestão tributária para o empreendedor
Conclusão
Gostou do nosso conteúdo? Agora você sabe como melhorar a gestão de rotinas administrativas de sua empresa e transformar em uma ferramenta útil para seu negócio!
Você aprendeu que em um país onde as empresas têm um tempo de vida tão curto, se faz necessária a gestão de rotinas administrativas mais adequada para a sua empresa.
Viu também como um mapeamento de processos eficaz pode te auxiliar a identificar gargalos em seus processos.
Notou que apesar da existência de um mapeamento de processos, se não houver o devido treinamento e acompanhamento, a gestão das rotinas administrativas pode ser comprometida.
E viu com a ajuda de um software especializado, a gestão de rotinas administrativas, tão importante na vida de uma empresa, pode ser simplificada, e com menor chance de desconfortos!
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