Muito se engana quem pensa serem simples as rotinas de atividades de um escritório de contabilidade.
Afinal, esses profissionais precisam lidar com um sem número de normas e burocracias extremamente complexas, que necessitam de um controle sobre um volume de informações gigantesco.
Este volume considerável de informações, se não gerido de forma adequada pode acarretar algumas dificuldades durante a execução das rotinas contábeis.
Esta é uma causa de um dos mais comuns perigos da execução das rotinas e tarefas contábeis: extravio de informações.
Deste ponto surge a necessidade do uso de ferramentas que auxiliem na gestão otimizada das tarefas contábeis, ferramentas, e evitar possíveis retrabalhos e imprevistos.
Pensando nisso, escrevemos este artigo para ajudar você a desenvolver uma gestão otimizada nas suas tarefas contábeis e alcançar os melhores resultados para a sua empresa evitando possíveis dores de cabeça desnecessárias!
Faz sentido para você? Então boa leitura!
Leia também: Automatização de processos: uma grande facilitadora de uma rotina promissora.
Por que ter uma gestão otimizada das tarefas contábeis?
As atividades contábeis cuidam de uma das áreas mais complexas, a gestão dos deveres burocráticos relacionados ao fisco e gestão financeira.
Por isso, a utilização de ferramentas que auxiliem na execução destas atividades se faz extremamente necessária.
Com um volume de dados tão considerável é comum que aconteçam erros humanos durante o processo e com a automatização de muitas dessas tarefas, a confiabilidade pode ser garantida e o padrão mantido.
Além disso, com essa gestão otimizada de tarefas contáveis, se obtém um ganho considerável de produtividade para a sua operação, pois muitos processos humanos constantemente atuam como gargalos nos processos contábeis, devido à complexidade e grande volume de dados trabalhados.
Com esse aumento de produtividade há também uma redução de custo, pois será necessária a utilização de uma menor força de trabalho para a realização da atividade, e pode-se alocar mais funcionários para as demais atividades fins da empresa.
Quais as maiores dificuldades em torno da gestão de tarefas contábeis?
Dentre as causas mais comuns acerca das dificuldades na gestão de tarefas contábeis podemos elencar:
- Dificuldade de gerenciamento: No perfil do contador a experiência e a habilidade em gerenciamento comumente não é trabalhada.
É comum a habilidade em análise de dados e projeções complexas e mensurar resultados do exercício.
Porém esta é uma habilidade extremamente necessária, pois mais importante que os dados são a tomada de decisões e o acompanhamento do time durante a execução.
- Gestão de informação: A rotina contábil é fortemente extenuante, e trabalhar com um grande volume de dados e relatórios pode trazer certos riscos.
Se não houver o controle adequado dessas informações futuramente podem surgir informações equivocadas e análises de dados infundadas.
Que ferramentas podemos usar?
Para evitar ou minimizar essas dificuldades, podemos usar algumas ferramentas de simples utilização, dentre elas temos:
- Trello: O Trello é uma das mais comuns ferramentas utilizadas para diferentes segmentos, pois possui 2 vantagens: é de simples utilização e gratuito.
No trello você tem uma gestão visual facilitada de suas atividades pois ele utiliza dos chamados quadros “Kanban”, onde tradicionalmente aloca as atividades em 3 tipos principais de atividades, podendo se utilizar de mais: a fazer; fazendo; feito.
Com ele pode-se ter a visualização das atividades que estão sendo executadas pela equipe contábil e suas informações estarão disponibilizadas com um fácil acesso.
- Arquivei: o Arquivei se conecta à secretaria da fazenda de diversas prefeituras e centraliza todos os XMLs fiscais em um só lugar.
Ele realiza o download de NFes e CTes emitidos, o envio de fechamento do mês por email e diversas outras funções. Seus planos estão disponíveis a partir de R$ 39,90.
- Nibo: Com o Nibo você pode alinhar a gestão financeira e contábil na mesma plataforma.
Ele possui integração automática com a maioria dos bancos e disponibiliza uma série de relatórios de fácil interpretação.
Além disso todas as movimentações financeiras estão ligadas ao software contábil, podendo armazenar toda a documentação na própria plataforma.
- Pam: Que tal centralizar a gestão e acompanhamento de metas do seu time, o gerenciamento de projetos e demandas, a análise de dados para seu BPO, a consulta de CNDs, ouvidoria e muitas outras atividades em uma ferramenta?
Com a Pam isto é uma possibilidade. A Pam é um software especializado na otimização de tarefas, com ferramentas extremamente necessárias nas rotinas contábeis.
Ele possui diversas ferramentas que atuam nos diversos segmentos da contabilidade, como rotinas fiscais, gestão de informação, gerenciamento de demandas, comunicação da equipe e análise de dados.
Com um software especializado, você pode planejar e acompanhar todas as etapas da sua gestão de rotinas administrativas evitando dor de cabeça e imprevistos.
O software especializado permitirá organizar suas rotinas contábeis, planejando para que em cada operação seja registrada e facilmente gerida, permitindo que os gestores possam se ocupar em suas atividades fins no âmbito estratégico.
Nós da agência PAM atuamos desde 2016 no mercado, revolucionando a gestão de inúmeros empreendedores, onde alcançamos clientes em todos os estados do Brasil, simplificando a gestão de tarefas contábeis para empreendedores de diversos segmentos.
Conclusão
Gostou do nosso conteúdo? Agora você conhece algumas ferramentas que poderão ajudar a melhorar a gestão de tarefas contábeis de sua empresa e as utilizar para alavancar seu negócio!
Você aprendeu que em uma atividade tão complexa como a contábil, se faz necessária a gestão de tarefas contábeis otimizada da forma mais adequada para a sua empresa.
Viu também que algumas das dificuldades mais comuns durante a execução de rotinas contábeis estão a dificuldade de gerenciar as atividades executadas e a difícil gestão de informação em meio a uma área tão complexa.
Conheceu algumas ferramentas de fácil utilização como o trello, arquivei, Nibo e o Pam, que podem auxiliar você a executar tais atividades de forma produtiva e minimizando erros.
E viu com a ajuda de um software especializado, a gestão otimizada de tarefas contábeis, tão importante na vida de uma empresa, pode ser simplificada, e com menor chance de desconfortos!
Está pensando em automatizar sua gestão de tarefas contábeis? Entre em contato conosco que tiraremos suas dúvidas!
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