Agora que você já sabe quais são as áreas que só ganham ao adotar a automatização de processos na sua estratégia, no conteúdo do post “Automatizando Processos na sua Empresa de Contabilidade”, nós vamos te dar 4 motivos para automatizar os processos da sua empresa.
- Quanto recurso você poderia ter poupado durante todo esse tempo em que o seu trabalho seguiu sendo feito, quase que na sua totalidade, de forma Ou seja, aqui estamos falando do impacto causado ao meio analógica?
- Quanta produtividade poderia ter sido aproveitada para você e por toda a sua equipe se vocês tivessem contado com o suporte de um sistema inteligente, que ajudasse no dia a dia, na realização das tarefas mais monótonas?
- Quantas resmas de papel poderiam não ter sido compradas para impressão que poderiam não ser obrigatórias e vários impactos seriam reduzidos?
Só aqui neste exemplo da resma, não tê-las comprado em grande quantidade poderia ter minimizado impactos para várias pessoas envolvidas no processo. O papel, por exemplo, quando não é utilizado em versão reciclada, é necessário a derrubada de várias árvores para ele ser produzido. Ou seja, aqui estamos falando do impacto causado ao meio ambiente. O consumo de um material em grande quantidade, que custou o desmatamento de florestas, também custou muito dinheiro ao bolso dos responsáveis pela compra.
Os papéis não precisavam ter sido comprados se não houvesse a necessidade de impressões em grande quantidade. Isso aconteceu, porque muitos processos eram feitos de forma manual, sem o apoio de um software que encarrega se das tarefas mais repetitivas, ficando a cargo do seu operador as ações mais estratégicas, como por exemplo, inserção de dados e conferência.
Sem contar que todo o time em si iria se sentir motivado a continuar comprometido com os resultados da empresa, uma vez que não precisarão mais se dedicar às atividades monótonas e poderão de fato agregar seus talentos para o que realmente importa, como os clientes. Além disso, ainda passariam a contar com um recurso que lhes faria lembrar de todos os prazos de entrega e que centraliza as demandas em um único lugar, o que já ajudaria bastante no dia a dia.
Em outras palavras, é menos desperdício e muito mais agilidade na execução de todas as tarefas.
Gerenciar um time nunca é uma tarefa fácil. Mais desafiador que isso, só alinhar uma equipe em que cada pessoa trabalha por si só e da forma como acha mais cômodo. Agora, junte a essa situação processos manuais, perda de tempo etc. O que temos? Muito trabalho a fazer. Seria muita coisa para ajustar se não houvesse a ajuda da automatização de processos.
Através de um bom programa, todas as tarefas passam a ser padronizadas, diminuindo aquela sensação (e realidade também, não é?) de desorganização, que também aumenta a sensação de que há muita coisa a ser feita, quando na verdade, só o essencial necessita ser executado.
Isso também resulta da falta de planejamento, pois se não é pensado para a estratégia alguma ferramenta que auxilie na gestão diária de atividades, a tendência é viver dentro de um cenário de desordenação.
Além disso, toda a equipe passa a trabalhar de acordo com a programação feita no sistema, alinhada com cada etapa que determina o que precisa ser feito, como deve ser feito e para quem precisa ser feito.
Numa situação em que todas as informações estão agrupadas e alinhadas, é nítido que a produtividade aumenta e todo o processo continua como deveria. Assim, consequentemente, também é possível contar com a ajuda de uma equipe super engajada com a ajuda de uma equipe super engajada com o alcance dos resultados.
Com a automatização de processos, viver em constante processos de melhoria é uma realidade muito mais próxima do que você imagina. Vai ser muito mais fácil encontrar gaps (quando houver) e trabalhar para ajustá-los do que em qualquer outra situação em que a sua empresa não contasse com o apoio de softwares.
Na hora de repensar e ajustar a estratégia, utilizar ferramentas que ajudam a definir quais os novos caminhos por onde a empresa deve seguir é um ótimo investimento. Vamos citar aqui duas possibilidades que contribuirão bastante para promover melhorias através da interação de clientes internos e também de clientes externos.
O primeiro exemplo vem através do uso de uma ferramenta chamada Mapa de Calor ou heatmap, como é chamada originalmente. O mapa de calor nada mais é do que uma representação gráfica dos pontos específicos de um blog ou site em que comporta perante o conteúdo publicado e também as o visitante gasta mais tempo.
Essa percepção é feita através da utilização do mouse, que considera todos os locais onde houve cliques e rolagens. Dessa forma, dá para saber exatamente quais foram os trechos de um texto em que ele investiu mais tempo, por exemplo. Além de saber quais foram os links que ele acessou, além dos banners que receberam cliques.
É possível saber também o inverso: quais foram os pontos que o visitante menos acessou, os links que ele não visitou e os banners que não chamaram a atenção dele. E como ter noção de todas essas informações? Com a ajuda de um software, ou seja, a automatização de processos!
Há programas específicos no mercado voltados a ceder todos esses detalhes para as empresas e ter um que centralize essas informações faz com que seja mais fácil dar um bom diagnóstico e agir em cima dele.
O objetivo dessa ferramenta é entender como o usuário se comporta perante o conteúdo publicado e também as possibilidades de melhoria que o blog/site necessitem.
Utilizar o mapa de calor como estratégia de marketing em uma organização é um investimento em que todos saem ganhando. A começar pela equipe responsável por alimentar o blog/site, que saberão exatamente quais são as áreas que necessitam de uma nova roupagem.
Assim, é muito mais fácil ir direto ao ponto, fazendo os ajustes necessários, sem perda de tempo, procurando as possíveis causas de um conteúdo que não consegue converter em vendas, quando todos os esforços empregados apontaram para uma estratégia alinhada que entregaria todos os resultados esperados pela organização.
A outra possibilidade é o formulário de pesquisa. Um jeito simples, prático e rápido de obter as informações que você necessita, sem ter que apelar para formas tradicionais que levariam bem mais tempo do que o esperado.
Esse recurso é válido tanto para obter dados do seu cliente externo, mas também do cliente interno. Isso mesmo, o seu time. Um formulário de pesquisa em formato digital tem muito mais adesão pelos seus participantes pela facilidade de acessá-lo de qualquer lugar e por qualquer dispositivo. Além disso, há uma maior flexibilidade de prazo para preenchimento, sem a necessidade de parar de executar qualquer outra atividade para respondê-lo.
Uma das vantagens da automatização de processos é acabar de vez com aquela “conversa infinita” sem embasamento algum, nada produtiva ou saudável e que só contribui para a perda de tempo de todo mundo: o famigerado “telefone sem fio”. É aquela velha história: uma pessoa começa a compartilhar informações de fontes nem um pouco fidedignas.
O intuito de tudo isso, no final das contas, é dispersar a equipe, que já pode ter a tendência da dispersão por si só e não resultar em nada que seja benéfico para todo mundo. E se o mal não é cortado pela raiz, coisa boa não terá pela frente. Nessa hora, além de uma comunicação efetiva entre líderes e liderados, a ajuda da tecnologia é mais que válida, visto que ela também será responsável por ajudar a equipe a se manter no lugar: focada naquilo que precisa ser feito e, assim, o “telefone sem fio” é cortado.
Tudo isso ajuda a deixar tempo livre para uma série de coisas. Uma delas é o tempo para que os setores possam interagir mais, contribuindo na execução das tarefas e elevando a performance para um nível muito além do esperado. Se estamos falando de áreas interligadas, em que uma depende do trabalho feito pela outra para fazer com que tudo aconteça, é melhor ainda.
As entregas ocorrerão no prazo, as equipes se comunicarão para tomar a melhor decisão sobre o que precisa ser feito, ajustado, tudo isso, pensando no resultado final de todas essas ações em conjunto. Uma coisa é certa: O sucesso está mais do que garantido. A colheita dos frutos virá e todos irão vibrar com aquilo que foi conquistado.
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