Como Controlar As Tarefas Em Uma Empresa De Contabilidade
Um serviço de contabilidade abrange muitas atividades administrativas específicas. De modo que, os profissionais precisam ter organização e disciplina para atender a demanda e a pluralidade de encomendas. Como gestor, você deve fazer a rotina de trabalho render. Então, você sabe como controlar as tarefas em uma empresa de contabilidade?
Para isso, é preciso um planejamento estratégico. Um alinhamento entre a distribuição de funções entre sua equipe e a cobertura das necessidades dos seus clientes. Pois, o cumprimento de prazos influencia e muito a preservação da clientela. E, consequentemente, o rendimento financeiro da sua empresa de contabilidade.
Incentivar o engajamento de seus funcionários não se trata de uma responsabilidade fácil. Porém, uma coordenação clara e objetiva ajuda no entendimento do profissional sobre a participação dele no todo. Por isso, neste artigo, vamos te dar dicas sobre como gerenciar as tarefas de um escritório de contabilidade.
Como Gerenciar As Tarefas De Um Escritório De Contabilidade
Você pretende aumentar a capacidade de produção da sua empresa de contabilidade? Então, comece a analisar as tarefas do seu escritório mais profundamente. Liste quais são estas atividades e calcule quanto tempo leva para realizá-las. Não se esqueça das menores e mais simples.
Depois disso, pense em como distribuir os afazeres entre seus funcionários. Ainda que, de forma experimental. E, conforme o andamento das execuções, você vai adaptando a divisão. Além disso, não abra mão do auxílio de uma ferramenta de gestão. Use um sistema adequado, personalizado com a “cara” da sua empresa.
Em outras palavras, invista em um recurso planejador próprio para a área contábil. Assim, os resultados serão mais satisfatórios. Mais de acordo com a melhora de desempenho que você deseja. Em resumo: saiba aplicar seu tempo e seu dinheiro em ações que, realmente, vão incentivar o crescimento do seu negócio!
Mapeie Todos Os Processos
Tire um tempo para enxergar quais são as tarefas da sua empresa de contabilidade. E vá anotando de acordo com os departamentos Fiscal, Pessoal, Contábil e Legal, por exemplo. Observe se existem atividades integradas ou que envolvem mais de um setor do escritório.
Em seguida, pense em quanto tempo cada ofício leva para ser feito. E a quantidade de funcionários apropriada para atender à demanda do serviço de contabilidade. Inclusive, uma planilha pode ser útil nesta etapa do planejamento. Não poupe detalhes!
Considere uma carga de trabalho apropriada. Não adianta sobrecarregar os funcionários! Incentive que eles tenham uma organização individual e boa interação entre si. O bem-estar do ambiente profissional tem influência na produtividade de um negócio, seja ele qual for.
Elabore Um Fluxograma
Depois de ter os dados da quantidade e duração das tarefas, faça uma distribuição bem planejada. Saiba dividir os afazeres de acordo com o perfil de cada um dos seus contadores e seus devidos departamentos. Para isso, crie um fluxograma claro, de fácil entendimento.
Coloque as etapas de desenvolvimento do trabalho em sequência e com prazos bem estabelecidos. Se preferir, apresente o cronograma periodicamente, através de reuniões entre sua equipe contábil. Como, um encontro quinzenal com o calendário atualizado de atribuições de um cliente X.
Normalmente, a separação das tarefas se baseia em um dos dois critérios a seguir:
- Por tipo de tarefa: um contador desenvolve o mesmo serviço para diferentes clientes. Por exemplo, um profissional fica responsável pela fiscalização e emissão de certidões de todos os clientes. Enquanto outro cuida da admissão, rescisão e folha de pagamento de empregados. E assim por diante.
- Por cliente: um contador trabalha com um cliente específico. Todos os serviços contratados por uma empresa X ficam atrelados a ele. Este funcionário assume a comunicação com o contratante e atende às solicitações dele. Desta maneira, ele cobre atividades de departamentos variados.
Use Um Sistema De Gestão Eficiente
Organizar tudo isso em papéis e planilhas fica muito complicado. Então, invista em um sistema de gestão eficiente. Atualmente, o mercado dispõe de recursos específicos para a contabilidade. Ferramentas que facilitam a estruturação e a comunicação dentro de um escritório contábil.
A Plataforma Pam consiste em uma opção perfeita, neste sentido. Nela, você encontra um canal exclusivo para sua empresa de contabilidade, conseguindo centralizar as informações do seu fluxograma em um só local e na nuvem.
Também é possível: Acompanhar o andamento das atividades e a produtividade de sua equipe; Unificar a relação com seus clientes com o cruzamento de informações entre seus funcionários; e Agilizar todo o fluxo de trabalho através de diversas automatizações. Bem interessante, não é mesmo?
Identifique E Elimine Gargalos
Com os fluxos bem definidos, será mais fácil observar a rotina de trabalho da sua empresa de contabilidade. Você conseguirá identificar os gargalos, os obstáculos que interferem na produtividade de seu time de profissionais.
De tal modo que, será possível eliminar estas restrições. Portanto, preste a atenção nos resultados do seu planejamento estratégico. Reflita sobre os rendimentos que precisam melhorar. Teste novos prazos ou novas distribuições de tarefas. E coloque em prática novas ações planejadas.
Pense na possibilidade de criar um manual de conduta para a sua empresa. Um tutorial que contenha regras de controle das atividades. Ou seja, instruções que ajudem a manter um padrão eficaz para a realização dos serviços. Este recurso te ajudará a interagir com os contadores de forma didática.
Conclusão
Você já deve ter se perguntado em como reorganizar sua empresa de contabilidade. Por onde começar esta estruturação? O que é necessário para fazer isso? Estes e outros questionamentos semelhantes são comuns.
De maneira resumida, estude a funcionalidade do seu escritório. Determine as tarefas e o tempo necessário para fazê-las. Distribua entre seus funcionários e estipule prazos. Faça um fluxograma com as etapas bem definidas. E use um sistema eficiente como meio de organização.
Além disso, você pode estudar os rendimentos detalhadamente, para eliminar os gargalos. E, consequentemente, aumentar a capacidade produtiva dos seus contadores.
Agora, ficou mais claro o processo de controle das tarefas da sua empresa de contabilidade? Esperamos que sim! Se restou dúvidas, deixe aqui nos comentários.
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