Como você se sente ao final do dia após o fim de suas atividades? Já sentiu como se no dia houvesse horas insuficientes? 

Em um mercado onde tudo necessita rodar de forma rápida, no dia de um gestor que apareçam inúmeras atividades. Uma sobrecarga tão grande acaba por postergar algumas atividades de gestão importantíssimas de um negócio.

Não é pouco comum gestores se afastarem das atividades gerenciais de seu negócio pela necessidade de operar diversos processos.

Se você sente que seu negócio está indo por esse caminho, cuidado! 

Ao se eximir das necessárias atividades de gestão, o gerenciamento do seu negócio pode ser prejudicado e dificuldades de médio e longo prazo podem surgir e prejudicar o crescimento do seu negócio.

Uma alternativa é a otimização ou até a eliminação de processos por meio da automatização. A automatização de processos consiste na substituição de etapas de caráter estritamente humano por etapas que utilizam ferramentas tecnológicas.

A automatização não significa a substituição do trabalho humano, mas na utilização de recursos que visam facilitar o trabalho dos profissionais e aumentar a sua produtividade.

Pensando nisso, escrevemos este conteúdo para ajudar a você, que necessita eliminar processos operacionais e focar nos processos mais estratégicos a obter sucesso por meio da automatização dos processos de seu negócio.

Faz sentido para você? Boa leitura!

Leia também: Gestão de rotinas administrativas: saiba como potenciá-las de maneira promissora

O que é a automatização de processos?  

Embora seja um conceito simples, a automatização de processos é um tema bastante rico e profundo. 

Ele se baseia no conceito de ativação. Todo processo se inicia por meio de um ativador, como um protocolo por exemplo, ou um pedido de delivery.

Este ativador pode ser manual ou tecnológico, a chamada automatização de processos.

Nos processos automatizados, a sequência lógica se dá por meio de ferramentas tecnológicas.

Essas ferramentas possibilitam a celeridade e manutenção do padrão de qualidade do processo.

Por que automatizar processos?

É comum, ao pensar a respeito da automatização de processos, que lembremos da economia de tempo, mas esta é apenas uma das poucas vantagens que ela possibilita em um negócio. Dentre elas podemos ter:

• Diminuição de custos com colaboradores: Com a automatização dos processos há um aumento de produtividade ainda que com a mesma força de trabalho.

Não se torna mais necessário um número grande de colaboradores e pode-se focar na qualidade dos mesmos, gerando uma redução de custos com folha salarial.

• Alocação mais eficiente dos colaboradores:  Com a inserção da tecnologia, pode-se liberar sua força de trabalho de atividades menos relevantes e que necessitam pouco da intervenção humana.
  
  Isto permitirá que seus colaboradores estejam mais disponíveis para atividades que necessitam de análise e inovação.

• Diminuição de falhas: Erros humanos em algum grau são inevitáveis. Com o uso da tecnologia eles podem ser minimizados.
  
  Os processos automatizados tem como benefício a manutenção do padrão, um desafio da maioria dos negócios, tornando seus resultados mais confiáveis e previsíveis.
  
• Facilidade de gerenciamento: Com processos automatizados, há uma melhor centralização de informações e dados a respeito da produção.
  
  Com essa maior acessibilidade de informações a o gerenciamento e tomada de decisões se torna facilitada, permitindo decisões mais sóbrias e baseadas em dados.
  

Como automatizar seus processos

Agora você entende no que consiste a automatização de processos, mas como a implementar em seu negócio?

• Conheça as dores do seu negócio: Antes de tudo é importante conhecer as dores e necessidades de seu negócio.
  
  Conhecendo essas dores você poderá decidir sobre qual a otimização necessária em seu negócio.
  
  Se sua dor é o grande trabalho empregado na cobrança de clientes, é importante que a solução seja prática no envio e recebimento de boletos e tenha ferramentas adequadas de notificação.
  
  Assim será possível desempenhar as atividades fins da empresa com uma menor preocupação em atividades operacionais distintas da atividade fim.

• Mapeie os processos: Identificado o setor prioritário, é necessário entender o mesmo de forma profunda.
  
  Realize o mapeamento do processo a ser automatizado e entenda o fluxo de trabalho necessário para o realizar. Assim poderá identificar os gargalos crônicos e propor ações efetivas.

Lembre-se de se atentar para a sequência lógica necessária para a execução deste processo, pois pode influenciar em sua eficiência.

• Escolha a ferramenta adequada: Este ponto é o causador de inúmeros erros durante a automatização de processos em empresas.

É comum a escolha de softwares e ferramentas devido à sua complexidade e quantidade de ferramentas disponibilizadas.

A escolha deve se basear nas necessidades específicas de seu negócio e na aderência por parte de seus colaboradores.

É muito comum a dificuldade de implementação e ferramentas automatizadas comumente caem em desuso devido a uma escolha mal sucedida.

Às vezes uma ferramenta menos complexa pode ser a adequada para você!

• Disponibilize treinamento para a sua equipe e monitore os resultados: Por mais que a ferramenta seja inovadora e eficiente, ela não terá êxito se não houver o treinamento adequado.
  
  É comum que ainda que disponibilizadas ferramentas da mais alta tecnologia, ocorram falhas devido ao manuseio equivocado e o potencial não utilizado da ferramenta.
  
  Disponibilize um treinamento completo, de modo que todas as dúvidas sejam sanadas e o uso possa ser difundido em sua empresa.
  
  Tão importante quanto é monitorar. Uma nova ferramenta pode fer barreiras de implementação então utilize de ritos de gestão para que a mesma seja adotada com sucesso.

Dica extra!

Uma dica é a utilização de um software especializado em automatização de rotinas administrativas para o seu negócio.

Com um software especializado, você pode planejar e acompanhar todas as etapas da sua gestão de processos evitando dor de cabeça e imprevistos.

O software especializado permitirá organizar seus processos, planejando para que em cada operação seja registrada e facilmente gerida, permitindo que os gestores possam se ocupar em suas atividades fins no âmbito estratégico.

Nós da PAM atuamos desde 2016 no mercado, revolucionando a gestão de inúmeros empreendedores, onde alcançamos clientes em todos os estados do Brasil, simplificando a gestão de processos para o gestor.

Conclusão

Gostou do nosso conteúdo? Agora você sabe como melhorar a automatização de processos pode ser uma ferramenta útil para seu negócio!

Você aprendeu que a automatização de processos consiste na utilização de ferramentas tecnológicas para eliminar ou otimizar rotinas manuais de um negócio.

Viu também porque automatizar processos de sua empresa, que pode gerar inúmeros benefícios, como a diminuição de falhas humanas e redução de custos.

Aprendeu o passo a passo de como realizar a automatização de processos, que envolve entender as necessidades do negócio, mapear processos, identificar a ferramenta mais adequada e treinar seus colaboradores para a sua utilização adequada.

E viu com a ajuda de um software especializado, a gestão de processos, tão importante na vida de uma empresa, pode ser simplificada, e com menor chance de desconfortos!

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