Em um mercado cada vez mais competitivo, podemos afirmar que o futuro da contabilidade está completamente relacionado também aos atos táticos, e não somente aos processos manuais e rotineiros. Uma das melhores maneiras de seguir por esse caminho consiste em colocar em prática a gestão de projetos para escritório de contabilidade.

Na prática, por estarem mais exigentes dia após dia, os clientes querem ser surpreendidos com novas propostas e projetos. Por isso, é imprescindível que seu escritório se preocupe com essa gestão!

Afinal de contas, cuidar das questões burocráticas está longe de ser a única atividade importante da área.

Se você for um daqueles profissionais que pensa constantemente em maneiras que contribuam para otimizar processos e garantir mais assertividade nas atividades do seu negócio, saiba que chegou o momento. Desta maneira, o crescimento sustentável da sua empresa ocorre de forma mais simplificada, principalmente quando levamos em consideração que a gestão de projetos contribui para a estruturação de iniciativas que possuem escopos maiores e estratégicos.

Portanto, caso você sinta que está preparado(a) para receber novos serviços na sua empresa, não deixe de ler esse conteúdo até o final.

Tenha uma boa leitura!

Qual a importância da gestão de projetos para escritório de contabilidade?

Na grande maioria dos casos, os gestores buscam otimizar processos e nem sempre conseguem obter um bom resultado nisso, não é verdade? Pois bem! Conforme foi falado anteriormente, a gestão de projetos ajuda a garantir isso, além de promover uma maior transparência dos processos.

Embora cada escritório de contabilidade tenha seus próprios métodos de trabalho, você precisa ter em mente que nem sempre esses mecanismos são suficientes. As metas, por exemplo, estão presentes nos processos de trabalho de boa parte das empresas do ramo, mas elas não devem ser utilizadas sozinhas. E se não houver planejamento e organização, significa que as coisas não estão caminhando como deveriam.

Se tratando das atividades mecânicas, como é o caso das declarações fiscais, esse sistema pode até funcionar. Por outro lado, quando observamos os processos maiores, como é o caso das consultorias, a gestão de projetos se torna um atributo extremamente recomendável.

Em outras palavras, a gestão de projetos contribui para organizar os processos internos da sua empresa de contabilidade. Caso você esteja encontrando uma série de dificuldades para gerar resultados, saiba que essa pode ser uma das soluções.

Sendo um mecanismo que proporciona uma aplicação eficiente de conhecimento, técnicas na elaboração de atividades e habilidades, a gestão de projetos está sendo cada vez mais utilizada por empresas do segmento contábil. Ela liga o resultado dos projetos aos objetivos almejados pelos negócios. Desta maneira, o serviço é prestado com mais eficiência e rapidez, o que gera uma maior satisfação do consumidor.

O que devo fazer para colocar a gestão de projetos em prática no meu escritório de contabilidade?

Para começar, é necessário ter em mente que o projeto tem cinco passos que são considerados essenciais, certo? Cada uma das suas fases abrangem um ciclo de vida, além de serem adaptáveis às necessidades de cada empresa.

De acordo com o PMBOK, ou Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos do Project Management Institute (PMI), as cinco fases são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.

Sabendo disso, confira os passos de forma mais detalhada:

1-    Iniciação

Esse é o passo que abrange a parte de definição. Digamos que o projeto em questão será uma consultoria onde uma investigação entrará em andamento para compreender como o seu cliente poderá reduzir os custos operacionais. Para isso, será fundamental nomear os profissionais que farão parte dessa investigação, mas lembre-se de colocar pessoas realmente comprometidas.

2-    Planejamento

Como tudo na vida, o planejamento é uma etapa indispensável. É nesse momento que os profissionais vão criar um esboço do trabalho que está sendo realizado.

Desta maneira, algumas questões precisam ser consideradas, como custos, riscos, mão de obra necessária, fases de consultoria, cronograma e por aí vai. O gerenciamento de risco é um dos pontos que mais precisam de atenção nesse momento, e ele deve ser discutido diretamente com o cliente antes de partir para o próximo passo. Por exemplo, esclarecer se o cliente vai disponibilizar os dados necessários faz parte do gerenciamento de risco, além de saber se a equipe terá o tempo adequado para conseguir se dedicar ao projeto.

3-    Execução

Concluindo as etapas anteriores, chegou o momento da execução. Portanto, a equipe deve investigar a documentação disponibilizada pelo cliente, realizar reuniões para discutir esses dados e elaborar relatórios após as observações.

Além disso, é nessa etapa que os colaboradores envolvidos devem receber uma lista de responsabilidades, o que vai ajudar a evitar possíveis problemas. Contudo, não deixe de garantir que cada profissional conseguiu entender sua responsabilidade, bem como assegurar que eles vão conseguir cumprir suas tarefas.

4-    Monitoramento e controle

A etapa de monitoramento e controle é elaborada em conjunto com a etapa anterior, de execução. Isso significa que o acompanhamento do progresso do projeto deve ser colocado em prática, além de compará-lo ao plano.

É nesse momento que, caso houver necessidade, os ajustes são realizados para que o projeto chegue ao objetivo da melhor forma possível.

5-    Fechamento e entrega

Por último, após a conclusão das etapas anteriores, chegou a hora de entregar o projeto ao cliente.

Não se esqueça de fazer uma avaliação sobre o projeto, uma prática que vai ajudar a melhorar os projetos do futuro. Tudo ocorreu mesmo conforme o planejado? Quais aprendizados podem ser levados em consideração para o futuro? Essas são apenas algumas perguntas que podem ser respondidas pela equipe após o fechamento do plano.

Ou seja, não deixe de discutir com a sua equipe os pontos mais importantes do projeto. Para chegar a um melhor resultado no futuro, os erros e acertos precisam ser levados em consideração por todos os profissionais envolvidos.

E aí, o que você achou das nossas dicas? Se você gostou desse conteúdo e deseja aprender mais, basta dar um clique aqui para acessar o nosso blog, onde você vai encontrar uma série de outros materiais importantes. E para conhecer melhor o nosso trabalho, você só precisa clicar aqui. Até mais!